İmza Kaşesi: Nasıl Yaptırılır ve Ne Zaman Kullanılır?

İmza Kaşesi Nedir?

İmza kaşesi, el yazısı ile atılan imzanın birebir kopyası olarak üretilen özel bir kaşe türüdür. Kişinin gerçek imzası taranır, dijital ortama aktarılır ve lazer kazıma teknolojisi ile polimer veya fotopolimer malzeme üzerine işlenir. Böylece her basımda aynı imza görüntüsü elde edilir. İmza kaşesi özellikle yoğun evrak onayı yapan yöneticiler, doktorlar ve kamu görevlileri tarafından tercih edilmektedir.

İmza kaşesi üretimi sırasında imzanın tüm detayları korunur. İmzanın eğimi, çizgilerin kalınlığı, harf bağlantıları ve genel görünümü aynen yansıtılır. Ancak bu teknolojik üstünlük, aynı zamanda güvenlik açısından bazı riskler de taşır. İmza kaşesinin yetkisiz kişilerin eline geçmesi halinde kötüye kullanılabilir. Bu nedenle imza kaşesi kullanımı ve saklanması konusunda dikkatli olmak gerekir.

Kaşe türleri arasında otomatik kaşeler toplam satışların yüzde 65'ini oluştururken, cep kaşeleri yüzde 15, yuvarlak mühürler yüzde 12 ve diğer türler yüzde 8 paya sahiptir. <a href='https://www.tobb.org.tr' target='_blank' rel='noopener'>TOBB</a> verilerine göre Türkiye'deki 2,1 milyon aktif şirketin büyük çoğunluğu en az bir otomatik kaşe kullanmaktadır. <a href='https://www.ticaret.gov.tr' target='_blank' rel='noopener'>Ticaret Bakanlığı</a> düzenlemelerine göre limited ve anonim şirketlerde yuvarlak mühür zorunlu olup 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu bu gerekliliği düzenlemektedir. Polimer kaşe lastikleri 50.000'den fazla baskıya dayanmakta, otomatik mürekkep yastıkları ise 3.000-5.000 baskı kapasitesine sahiptir. <a href='https://www.tnb.org.tr' target='_blank' rel='noopener'>Türkiye Noterler Birliği</a> kayıtlarına göre resmi işlemlerin yüzde 90'ından fazlasında fiziksel kaşe veya mühür kullanılmaktadır.

İmza Kaşesinin Hukuki Durumu

Farklı kaşe türleri, farklı kullanım senaryoları için optimize edilmiştir. Otomatik kaşeler ofis kullanımı için, cep kaşeleri saha çalışanları için, yuvarlak mühürler ise kurumsal temsil için idealdir. Doğru kaşe türü seçimi, iş verimliliğini yüzde 30'a kadar artırabilir.

Türk hukuk sisteminde imza, kişinin bir belgeye irade beyanını göstermek üzere kendi el yazısı ile attığı işarettir. Türk Borçlar Kanunu'nun 14. maddesine göre imza, yazılı şekil şartını yerine getiren unsurdur ve el yazısı ile atılmalıdır. İmza kaşesi ise otomatik bir baskı aracı olduğu için kanun anlamında geçerli bir imza sayılmaz. Yani imza kaşesi ile atılan imza, hukuki bağlayıcılığı olan bir iradenin belirtisi olarak kabul edilmez.

Bununla birlikte, imza kaşesi bazı özel durumlarda ve belirli koşullar altında kullanılabilir. Özellikle ticari işletmelerde, şirket içi rutin yazışmalarda ve iç onay süreçlerinde imza kaşesi kullanımı yaygındır. Ancak bu kullanım için mutlaka yetkilendirme yapılmalıdır. Örneğin, bir şirketin genel müdürü veya yönetim kurulu, belirli evrak türleri için imza kaşesi kullanımına izin verebilir. Bu durumda bile, şirketin üçüncü kişilerle olan ilişkilerinde, sözleşmelerde ve resmi evraklarda el ile atılan imza gereklidir.

Vergi mevzuatı açısından ise fatura ve irsaliyelerde imza kaşesi kullanımı kabul edilmektedir. Vergi Usul Kanunu'na göre faturalarda imza yerine kaşe kullanılabilir. Ancak bu kaşenin yetkili kişi tarafından kullanılması ve şirket kayıtlarında bu yetkinin bulunması gerekir. Noter işlemlerinde, banka evraklarında, çek ve senet gibi kıymetli evraklarda ise imza kaşesi kesinlikle kullanılamaz. Bu tip belgelerde mutlaka el ile imza atılmalıdır.

İmza Kaşesi Ne Zaman Kullanılabilir?

Uygun Kullanım Alanları

İmza kaşesi en uygun olduğu alanlar, yüksek hacimli rutin evrak işlemlerinin yapıldığı durumlardır. Şirket içi yazışmalarda, onay gerektiren iç evraklarda, zimmet formlarında ve devir teslim belgelerinde imza kaşesi kullanılabilir. Özellikle günde yüzlerce evrak onaylayan yöneticiler için imza kaşesi zaman tasarrufu sağlar. Ancak bu evrakların şirket içi kullanım amaçlı olması ve üçüncü kişilere karşı hukuki yükümlülük doğurmaması önemlidir.

Fatura ve irsaliyelerde imza kaşesi kullanımı vergi mevzuatı gereği kabul görmektedir. Ticari işletmeler, faturalarda yetkili kişinin imza kaşesini kullanabilir. Bu durum özellikle e-fatura sistemine geçmeyen küçük işletmeler için pratik bir çözümdür. İrsaliye ve sevk evraklarında da benzer şekilde imza kaşesi kullanılabilir. Ancak şirket kaydında bu yetkinin tanımlanmış olması ve kaşenin yetkili kişi tarafından kullanılması şarttır.

Sağlık sektöründe doktorlar, reçetelerde ve tıbbi raporlarda imza kaşesi kullanabilir. Ancak ameliyat onam formları, rızaya dayalı tıbbi müdahale belgeleri ve adli raporlarda el yazısı imza zorunludur. Eğitim sektöründe öğretmenler, ödev ve sınav evraklarında imza kaşesi kullanabilir. Ancak resmi belgeler ve diploma gibi evraklarda yine el yazısı imza gereklidir. Kamu kurumlarında ise imza kaşesi kullanımı kurumun iç yönetmeliği ile belirlenir ve genellikle rutin yazışmalarda kullanılmasına izin verilir.

İmza Kaşesinin Kullanılamayacağı Durumlar

İmza kaşesi hiçbir şekilde resmi sözleşmelerde kullanılamaz. Hizmet sözleşmeleri, satış sözleşmeleri, kira sözleşmeleri ve iş sözleşmeleri gibi hukuki bağlayıcılığı olan belgelerde mutlaka el ile imza atılmalıdır. İmza kaşesi ile imzalanmış bir sözleşme, mahkeme tarafından geçersiz sayılabilir. Bu durum özellikle uyuşmazlık çıktığında ciddi hukuki sorunlara yol açar.

Noter işlemlerinde imza kaşesi kesinlikle kabul edilmez. Noter huzurunda yapılan tüm işlemlerde ilgili kişiler el ile imza atmak zorundadır. Noter tasdiki gerektiren belgelerde de aynı kural geçerlidir. Noterler, imza kaşesi ile atılmış imzaları tasdik etmez. Vekaletname, taahhütname, beyanname gibi noter önünde düzenlenen tüm belgelerde el yazısı imza zorunludur.

Bankacılık işlemlerinde de imza kaşesi kullanılamaz. Hesap açma formları, kredi sözleşmeleri, teminat mektupları ve banka cirosu gibi işlemlerde el ile imza şarttır. Bankalar, müşterilerinin imza sirkülerini el yazısı imza olarak tutar ve tüm işlemlerde bu imzayı kontrol eder. Çek ve senet gibi kıymetli evraklarda da imza kaşesi kesinlikle kullanılamaz. Bu tip evrakların geçerliliği için el yazısı imza zorunludur.

İmza Kaşesi Nasıl Yaptırılır?

İmza Hazırlama Süreci

İmza kaşesi yaptırmak için öncelikle imzanızı düzgün bir şekilde beyaz kağıda atmanız gerekir. İmza atan kişi, alışkın olduğu imza şeklini net bir şekilde kağıda aktarmalıdır. İmza atarken koyu renk bir kalem (tercihen siyah tükenmez kalem) kullanılmalıdır. Kurşun kalem veya jel kalem gibi kalemler yeterince net sonuç vermeyebilir. İmza çok küçük atılmamalı, orta boy ve okunaklı olmalıdır.

İmza kağıdı hazırlandıktan sonra tarama işlemi yapılır. Tarama işlemi için yüksek çözünürlüklü tarayıcı kullanılması önerilir. En az 300 DPI çözünürlükte tarama yapılmalıdır. Tarama sırasında imzanın kırpılmamasına, gölge oluşmamasına ve kağıdın düz durmasına dikkat edilmelidir. Eğer tarayıcı yoksa, akıllı telefon kamerası da kullanılabilir ancak görüntü kalitesi tarayıcıya göre daha düşük olacaktır. Telefon ile çekim yaparken doğal ışık altında, gölge oluşturmadan ve dik açıyla fotoğraf çekilmelidir.

Taranan veya fotoğrafı çekilen imza dijital ortama aktarıldıktan sonra vektörel çizim haline getirilir. Bu işlem özel yazılımlarla yapılır ve imzanın tüm detayları korunur. Vektörel çizim, imzanın her boyutta net görünmesini sağlar. Piksel tabanlı görüntülerden farklı olarak vektörel çizimler büyütüldüğünde bulanıklaşmaz. Bu aşamada imzanın gereksiz noktaları temizlenir ve çizgiler optimize edilir.

Kaşe Üretim Teknolojisi

Vektörel çizim hazırlandıktan sonra lazer kazıma teknolojisi ile kalıp üretimi başlar. Lazer kazıma, fotopolimer veya polimer malzeme üzerine çok hassas bir şekilde imza çizgilerini işler. Lazer ışını, malzemenin yüzeyinden imzanın boşluklarını kazır ve kabarık olması gereken kısımları bırakır. Bu sayede basıldığında imzanın tam kopyası elde edilir. Lazer teknolojisi sayesinde milimetrik hassasiyet elde edilir ve imzanın en ince detayları bile korunur.

Kalıp üretimi tamamlandıktan sonra kalıp, kaşe gövdesine montaj edilir. Otomatik kaşelerde kalıp, mürekkep haznesinin hemen altına yerleştirilir. Cep kaşelerinde ise kalıp, taşınabilir gövdeye entegre edilir. Kaşe montajı tamamlandıktan sonra deneme baskıları yapılır. Bu baskılarda imzanın netliği, mürekkep dağılımının düzgünlüğü ve genel görünüm kontrol edilir. Gerekirse mürekkep ayarı yapılır veya kalıp temizlenir.

İmza kaşesi üretiminde kullanılan mürekkep kalitesi de önemlidir. Kaliteli mürekkep, uzun süre solmaz, dağılmaz ve kağıda iyi nüfuz eder. Özellikle otomatik kaşelerde mürekkep yastığının kalitesi baskı netliğini doğrudan etkiler. Düşük kaliteli mürekkep kullanıldığında imza bulanık veya lekeli çıkabilir. Bu nedenle orijinal yedek mürekkep yastıkları tercih edilmelidir. Cep kaşelerinde ise ayrı mürekkep ıstampası kullanıldığından mürekkep kalitesi daha kolay kontrol edilebilir.

Kaşe türü seçiminde yasal düzenlemeler belirleyici olabilmektedir. <a href='https://www.ticaret.gov.tr' target='_blank' rel='noopener'>Ticaret Bakanlığı</a> tarafından yayımlanan yönetmeliklere göre 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamında limited ve anonim şirketlerde yuvarlak mühür zorunludur. <a href='https://www.tobb.org.tr' target='_blank' rel='noopener'>TOBB</a> bünyesindeki ticaret odaları, üye işletmelerin kaşe türü ve bilgi doğruluğunu denetlemektedir. <a href='https://www.tnb.org.tr' target='_blank' rel='noopener'>Türkiye Noterler Birliği</a> ise resmi işlemlerde kullanılan mühür ve kaşelerin Adalet Bakanlığı standartlarına uygunluğunu kontrol etmektedir.

İmza Kaşesi İçin En Uygun Modeller

Otomatik İmza Kaşeleri

Otomatik imza kaşeleri, kendinden mürekkepli yapıları sayesinde en pratik kaşe türüdür. Her basımda otomatik olarak mürekkep yüklenir ve ayrı ıstampa ihtiyacı olmaz. İmza kaşesi için büyük ebatlı modeller tercih edilmelidir. 38x14 mm, 47x18 mm veya 58x22 mm gibi ebatlar, imza detaylarının net görünmesini sağlar. Küçük ebatlarda imza çizgileri birbirine karışabilir ve okunaklılık azalabilir.

Trodat Printy serisi ve Sırdaş otomatik kaşeler imza kaşesi olarak sıkça kullanılır. Bu modeller yüksek baskı kalitesi sunar ve mürekkep yastıkları değiştirilebilir. Trodat 4913 (58x22 mm) ve Trodat 4915 (70x25 mm) gibi büyük ebatlı modeller, uzun imzalar için idealdir. Sırdaş 930 (30x69 mm) ve 940 (23x59 mm) modelleri de imza kaşesi olarak tercih edilebilir. Bu modeller geniş baskı alanı sunduğu için imza detaylarını korur.

Otomatik kaşelerde mürekkep yastığı yaklaşık 3000-5000 baskı sonrası değiştirilmelidir. Mürekkep azaldıkça baskı kalitesi düşer ve imza soluk çıkar. Yeni mürekkep yastığı takıldığında kaşe ilk günkü performansına döner. Otomatik kaşeler ofis ortamında, masa üzerinde kullanım için uygundur. Taşınabilirlik açısından cep kaşelerine göre daha büyük olsalar da masa başında sürekli evrak onaylayanlar için en pratik seçenektir.

Cep Tipi İmza Kaşeleri

Cep imza kaşeleri kompakt ve taşınabilir yapıları ile saha çalışanları, doktorlar ve sık seyahat edenler için idealdir. Cep kaşeleri ayrı mürekkep ıstampası ile kullanılır. Kaşe üzerinde mürekkep hazırlığı yoktur, her baskı öncesi ıstampa üzerine basılır. Bu yöntem daha kontrollü mürekkep sağlar ve leke riskini azaltır. Cep kaşelerinde de imza için uygun ebatlar seçilmelidir. En az 38x14 mm veya daha büyük ebatlar tercih edilmelidir.

Colop Pocket serisi ve Sırdaş cep kaşeleri yaygın kullanılan modellerdir. Bu kaşeler cep ve çantaya kolayca sığar, sağlam plastik gövdeye sahiptir. Cep kaşeleri özellikle doktorların reçete ve rapor onaylarında, müfettişlerin saha incelemelerinde ve öğretmenlerin sınav kağıtlarında kullanılır. Taşınabilir olmaları sebebiyle her yerde kullanılabilir ancak mürekkep ıstampasının da yanında taşınması gerekir.

Cep kaşelerinde mürekkep kalitesi kullanıcının tercihine bağlıdır. Farklı renk ve kalitede mürekkep ıstampaları kullanılabilir. Siyah mürekkep en yaygın tercih olmakla birlikte, mavi ve kırmızı mürekkep de kullanılabilir. Özellikle doktorlar kırmızı mürekkepli imza kaşesi kullanarak evrak üzerinde dikkat çekici bir onay sağlar. Mürekkep ıstampası nemli ortamlarda saklanmalı ve kurumaması için kapaklı muhafazada tutulmalıdır.

İmza Kaşesinden En İyi Sonuç Alma İpuçları

İmza Tasarımı ve Tarama Kalitesi

İmza kaşesinden kaliteli sonuç almak için imzanın doğru şekilde hazırlanması kritiktir. İmza atarken elinizin titremediğinden emin olun ve alışık olduğunuz imza şeklini kullanın. İmzayı çok küçük veya çok büyük atmayın, orta boy bir imza en iyi sonucu verir. İmza çizgileri birbirine çok yakın olmamalı, aksi halde kaşe baskısında çizgiler birleşebilir. İmzadaki boşluklar ve harf arası mesafeler net olmalıdır.

Tarama işlemi sırasında imzanın bulunduğu kağıt düzgün ve temiz olmalıdır. Kırışık veya lekeli kağıt kullanmayın. Tarayıcı camı da temiz olmalıdır, aksi halde imza üzerinde istenmeyen noktalar oluşabilir. Tarama yaparken kağıdı tarayıcı camına tam oturun ve kapağı hafifçe kapatın. Kağıdın hareket etmemesine dikkat edin. Tarama sonrası elde edilen görüntüyü kontrol edin, gerekirse tekrar tarayın.

Telefon kamerası ile imza fotoğrafı çekerken doğal ışık tercih edin. Flaş kullanmayın çünkü parlamaya neden olur. Kağıdı düz bir yüzeye koyun ve dik açıyla fotoğraf çekin. Telefon kamerasını kağıda çok yaklaştırmayın, yaklaşık 20-30 cm mesafeden çekim yapın. Fotoğraf çektikten sonra kırpma yaparak sadece imzanın kaldığından emin olun. Telefon fotoğrafı tarayıcıya göre daha düşük kalite verse de acil durumlar için yeterli olabilir.

Kaşe Kullanımı ve Bakımı

İmza kaşesi ilk kullanımdan önce deneme baskıları yapılmalıdır. Atık kağıt üzerine birkaç baskı yaparak mürekkep dağılımını kontrol edin. Eğer imza çok koyu veya çok soluksa, otomatik kaşelerde mürekkep yastığı değiştirilebilir veya cep kaşelerinde ıstampa kullanım miktarı ayarlanabilir. İlk baskılarda bazen fazla mürekkep çıkabilir, bu durumda kaşe birkaç kez kullanıldıkça dengeli hale gelir.

Kaşe baskısı yaparken kaşeyi kağıda dik açıyla bastırın ve hafif basınç uygulayın. Çok fazla baskı yapmak mürekkebin dağılmasına neden olabilir. Otomatik kaşelerde kaşeyi kağıya bastırdıktan sonra bir saniye bekleyin ve kaldırın. Cep kaşelerinde önce ıstampa üzerine iki-üç kez hafifçe bastırın, ardından kağıda uygulayın. Her baskı sonrası kaşenin yüzeyinin temiz olduğundan emin olun.

Kaşe bakımı uzun ömür için önemlidir. Otomatik kaşeler kullanılmadığında kapaklı olarak muhafaza edilmelidir. Mürekkep yastığının kurumaması için kaşe düzenli kullanılmalıdır. Uzun süre kullanılmayan kaşeler açılıp kapatılarak mürekkep dağılımı canlandırılabilir. Cep kaşelerinde kalıp yüzeyine toz veya kir bulaşmamalıdır. Gerekirse yumuşak bir fırça ile kalıp yüzeyi temizlenebilir. Sert cisimlerle kalıp yüzeyine dokunmayın, kalıp zarar görebilir.

İmza ve İsim Birleşik Kaşeler

İmza kaşesi sadece imzadan ibaret olmak zorunda değildir. İmza ile birlikte isim, unvan ve tarih bilgileri de aynı kaşede yer alabilir. Bu tip kombine kaşeler özellikle resmi kurumlarda ve sağlık sektöründe yaygındır. Örneğin bir doktorun kaşesinde el yazısı imzasının altında 'Dr. Mehmet Öztürk - Kardiyolog' gibi bilgiler yazabilir. Böylece hem imza hem de kimlik doğrulaması tek baskıda sağlanır.

Kombine kaşelerde imza genellikle üst kısımda yer alır, alt kısma ise yazı ile isim ve unvan eklenir. Tarih bilgisi eklenecekse bunun için değiştirilebilir tarih kaşesi entegre edilebilir. Özellikle noterlerde ve resmi kurumlarda çalışan personel, tarih eklemeli imza kaşesi kullanır. Böylece her evrak üzerinde imza ile birlikte işlem tarihi de otomatik olarak basılır. Bu yöntem evrak takibini kolaylaştırır.

Firma yöneticileri için imza altına unvan eklenmesi yaygındır. 'Genel Müdür', 'Mali İşler Müdürü', 'İnsan Kaynakları Müdürü' gibi unvanlar imza altında yer alarak evrakın hangi yetkili tarafından onaylandığını gösterir. Eğitim sektöründe öğretmenler imza altına 'Sınıf Öğretmeni' veya 'Matematik Öğretmeni' gibi unvanlar ekleyebilir. Kamu kurumlarında ise imza altına sicil numarası ve unvan birlikte yazılır. Kombine kaşeler hem zaman tasarrufu hem de net bilgilendirme sağlar.

İmza Kaşesi Güvenlik Önlemleri

Yetkisiz Kullanım Riskleri

İmza kaşesinin en büyük riski yetkisiz kişilerin eline geçmesidir. El yazısı imza atarken kişinin fiziksel olarak orada olması gerekirken, imza kaşesi fiziksel varlık gerektirmez. Kaşeyi ele geçiren kişi, sahibinin haberi olmadan yüzlerce evrak imzalayabilir. Bu durum ciddi hukuki ve mali zararlara yol açabilir. Özellikle şirket yöneticilerinin ve mali işlerden sorumlu kişilerin imza kaşeleri büyük risk taşır.

İmza kaşesinin çalınması veya kaybolması durumunda derhal gerekli mercilere bildirimde bulunulmalıdır. Şirket çalışanı ise yönetim bilgilendirilmeli, gerekirse tüm ilgili kurumlara yazı gönderilerek kaşenin geçersiz olduğu bildirilmelidir. Banka hesapları ve resmi işlemler açısından da ilgili kurumlar uyarılmalıdır. Kayıp veya çalıntı imza kaşesi ile yapılan işlemlerin hukuki sorumluluğu karmaşık olabilir, bu nedenle hızlı hareket edilmelidir.

İmza kaşesi kullanımı sırasında yanınızda başka kişiler varsa kaşeyi görünür yerde bırakmayın. Kaşe kullanıldıktan sonra hemen kilitli çekmeceye veya kasaya kaldırılmalıdır. Masa üzerinde açıkta duran kaşe kolayca ele geçirilebilir. Ofis dışına çıkarken veya gün sonunda kaşenin güvenli yerde olduğundan emin olun. Kaşe taşımanız gerekiyorsa kilitli evrak çantası kullanın ve kaşeyi gözden kaçırmayın.

Güvenli Saklama Önerileri

İmza kaşesinin en güvenli saklanma yeri kilitli çekmece veya kasadır. Özellikle gün sonunda kaşe mutlaka kilitli bir yere kaldırılmalıdır. Ofiste çok sayıda personel çalışıyorsa kaşe masa üzerinde bırakılmamalıdır. Eğer ofis güvenliği yeterli değilse kaşeyi her gün eve götürmek daha güvenli olabilir. Bazı yöneticiler imza kaşelerini evde saklamayı tercih eder ve sadece gerektiğinde ofise getirir.

Şirketlerde imza kaşesi kullanımı kayıt altına alınmalıdır. Kaşenin hangi tarihte kime verildiği, hangi amaçla kullanıldığı ve ne zaman iade edildiği tutanak altına alınmalıdır. Özellikle vekalet ile işlem yapan personele kaşe veriliyorsa bu yetkilendirme yazılı olmalı ve kaşe zimmet defterine işlenmelidir. Kaşe kullanımı sona erdiğinde kaşe geri alınmalı ve imha edilmelidir. Eski kaşelerin çöpe atılması yerine fiziksel olarak tahrip edilmesi daha güvenlidir.

Hassas evraklar için imza kaşesi yerine her zaman el yazısı imza tercih edilmelidir. Mali tablolar, banka talimatları, büyük meblağlı sözleşmeler ve resmi beyannamelerde imza kaşesi kullanılmamalıdır. Bu tip evraklar hem hukuki hem de mali açıdan kritik olduğu için el yazısı imza daha güvenlidir. İmza kaşesi sadece rutin, tekrar eden ve düşük riskli evraklarda kullanılmalıdır. Risk değerlendirmesi yaparak hangi evraklarda kaşe kullanılacağına karar verilmelidir.

Ticaret Bakanlığı düzenlemelerine göre şirketlerin resmi belgelerde kullandığı kaşe ve mühürlerin, ticaret sicil gazetesindeki bilgilerle birebir uyumlu olması zorunludur. Kaşe türü ne olursa olsun, bilgi doğruluğu en kritik unsurdur.

İmza Kaşesi Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler

İmza kaşesi kullanmadan önce kurumunuzun veya çalıştığınız şirketin iç politikasını kontrol edin. Bazı şirketler imza kaşesi kullanımını tamamen yasaklarken, bazıları sadece belirli evrak türlerinde izin verir. Kamu kurumlarında imza kaşesi kullanımı genellikle yönetmeliklerle düzenlenmiştir. Bu kurallara uymak hem sizin hem de kurumunuzun hukuki güvenliği açısından önemlidir.

İmza kaşesi ile imzaladığınız evrakların kopyasını saklamak iyi bir uygulamadır. Özellikle mali evraklarda ve yetkilendirme gerektiren belgelerde kaşe kullandıysanız bu evrakların arşivini tutun. İleride bir uyuşmazlık çıkarsa hangi evrakları kaşe ile imzaladığınızı kanıtlamanız gerekebilir. Dijital arşivleme sistemleri bu konuda faydalıdır. Taranan evraklar üzerinde kaşe kullanım tarihi ve amacı not edilebilir.

Kaşe mürekkebinin belgeler üzerinde solmaması için kaliteli mürekkep kullanın. Bazı düşük kaliteli mürekkeplar zamanla solar ve imza okunamaz hale gelir. Özellikle uzun süreli arşivlenmesi gereken belgelerde pigment bazlı mürekkep tercih edilmelidir. Işık ve neme maruz kalan evraklarda mürekkep solması daha hızlı olur. Arşiv evraklarını uygun koşullarda saklamak mürekkep kalıcılığını artırır. İmza kaşesi kullanımı pratiklik sağlarken, kalıcılık açısından mürekkep kalitesi ihmal edilmemelidir.